How to use Microsoft Lists with Power BI

Microsoft सूचियाँ डेटा साझा करने का एक शानदार तरीका है; यदि लेखक अनुमति देता है तो अन्य उपयोगकर्ता इन सूचियों को देख और संपादित भी कर सकते हैं। और हमारे दर्शकों के लिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि Microsoft सूचियों के लिए Microsoft Power BI में एक समर्पित कनेक्टर है।

लेकिन इच्छुक पाठकों के लिए, मेरा पहला सुझाव यह है: यदि आप यह तय कर रहे हैं कि Microsoft सूचियों का उपयोग करना है या नहीं और Power BI उस डेटा के लिए एक संभावित गंतव्य है, तो Microsoft सूचियों का उपयोग न करें। यदि संभव हो, तो इसके बजाय SharePoint सूचियों का उपयोग करें। हालाँकि, यदि आप ऐसी स्थिति में हैं जहाँ आप SharePoint सूचियों का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तब भी आप अपनी Microsoft सूची फ़ाइलों से कनेक्ट करने के लिए Power BI प्राप्त कर सकते हैं। समाधान बिल्कुल स्पष्ट नहीं है।

देखो: हायरिंग किट: Microsoft Power BI डेवलपर (TechRepublic प्रीमियम)

इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको दिखाऊंगा कि SharePoint ऑनलाइन सूची कनेक्टर का उपयोग करके Power BI डेस्कटॉप को Microsoft सूचियों से कैसे जोड़ा जाए। यह एक कठिन प्रक्रिया नहीं है, लेकिन फिर से, यह पहली जगह नहीं हो सकती है जब आप यह पता लगा रहे हों कि Microsoft सूचियों से कैसे जुड़ना है।

इस कनेक्शन को प्रदर्शित करने के लिए, मैं Windows 10 64-बिट सिस्टम पर Microsoft Power BI डेस्कटॉप और Microsoft 365 के साथ Microsoft सूचियों का उपयोग करूँगा। यदि आप Microsoft सूचियों का उपयोग करने के तरीके से परिचित नहीं हैं, तो हो सकता है कि आप Excel डेटा को व्यवस्थित करने के लिए Microsoft 365 सूचियों का उपयोग कैसे करें, जिसे आपको ट्रैक या साझा करना चाहिए, को पढ़कर प्रारंभ करना चाह सकते हैं।

यहां, आप इस ट्यूटोरियल के लिए Microsoft Power BI डेमो फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं और साथ में अनुसरण कर सकते हैं।

करने के लिए कूद:

Microsoft सूचियाँ बनाम Microsoft SharePoint सूचियाँ

तकनीकी रूप से, Microsoft सूचियाँ और SharePoint सूचियाँ एक ही चीज़ हैं; Microsoft सूचियाँ SharePoint के लिए बस एक इंटरफ़ेस है। हालाँकि, आपके लिए Microsoft सूचियों का उपयोग करना संभव है और आपको कभी भी एहसास नहीं होगा कि आप SharePoint के साथ काम कर रहे हैं। इसका मतलब है कि आप यह महसूस नहीं कर सकते हैं कि आप Power BI और Microsoft सूचियों को जोड़ने के लिए SharePoint कनेक्टर का उपयोग कर सकते हैं।

Microsoft सूची फ़ाइलों को SharePoint के साथ कैसे एकीकृत करें

यदि आपके द्वारा उपयोग की जा रही Microsoft सूचियाँ फ़ाइल किसी SharePoint साइट पर सहेजी गई है, तो आप भाग्यशाली हैं क्योंकि आप कुछ त्वरित क्लिकों के साथ उस सूची के आधार पर एक Power BI रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं। यह जानने के लिए कि यह प्रक्रिया कितनी सरल है, Microsoft सूचियाँ फ़ाइल को सामान्य रूप से खोलें, और फिर निम्नलिखित कदम उठाएँ:

1. सूची खुली होने पर, मेनू पर एकीकृत करें क्लिक करें। यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो प्रासंगिक मेनू को छिपाने के लिए सभी चयनित रिकॉर्डों को अचयनित करें।

2. परिणामी ड्रॉपडाउन से Power BI चुनें।

3. सबमेनू से, सूची को विज़ुअलाइज़ करें चुनें (चित्रा ए).

चित्रा ए

4. जब आयात पूरा हो जाए, तो ऊपरी-दाएँ कोने में परिणामी रिपोर्ट लिंक पर क्लिक करें।

Power BI सूची डेटा को Power BI में आयात करता है (चित्रा बी). Microsoft Power BI प्लेटफ़ॉर्म सूची डेटा के आधार पर विज़ुअल बनाता है और रिपोर्ट प्रकाशित करता है। नए डेटा के साथ काम करने वाले डिज़ाइनर के लिए यह एक बढ़िया शुरुआती बिंदु है।

चित्रा बी

जैसा कि उल्लेख किया गया है, SharePoint के लिए यह त्वरित रिपोर्टिंग क्षमता संभव है। लेकिन यह रिपोर्टिंग प्रक्रिया जितनी अच्छी है, रिपोर्ट गतिशील नहीं है — आपने बस एक नई .pbix फ़ाइल बनाई है। यदि आप किसी मौजूदा फ़ाइल में सूची डेटा का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको वह डेटा आयात करना होगा।

Microsoft सूची डेटा को Power BI में कैसे आयात करें

एक त्वरित प्रोटोटाइप बनाने या आपको, डिजाइनर को एक त्वरित शुरुआत देने के लिए एकीकरण सुविधा शक्तिशाली और प्रभावी है। यदि आप किसी मौजूदा Power BI फ़ाइल में Microsoft सूची डेटा का उपयोग करना चाहते हैं, तो आपको SharePoint कनेक्टर का उपयोग करके डेटा आयात करना होगा।

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यदि आप सूची और .pbix फ़ाइल दोनों के स्वामी हैं, तो आपको बिना किसी कठिनाई के कनेक्ट करने में सक्षम होना चाहिए। यदि आप सूची के स्वामी नहीं हैं, तो इससे पहले कि आप कुछ और करें, स्वामी से आपको फ़ाइल तक पहुँचने की अनुमति देने के लिए कहें।

SharePoint पता कॉपी करें

अब, मान लें कि आपके पास एक Microsoft सूचियाँ फ़ाइल है जिसका आप Power BI में उपयोग करना चाहते हैं। कभी-कभी संभावनाएं बहुत अधिक हो सकती हैं, और जो उपलब्ध है उसे हम पूरी तरह से खो देते हैं। यह मार्ग जो मैं आपको दिखाने जा रहा हूँ वह उन अनपेक्षित समाधानों में से एक है, जब तक कि आप नहीं जानते कि क्या देखना है।

इससे पहले कि आप कुछ और कर सकें, आपको Microsoft List फ़ाइल का URL प्राप्त करना होगा। ऐसा करने के लिए, केवल Microsoft सूचियों में सूची खोलें और URL पता कॉपी करें।

अब, यह हिस्सा थोड़ा मैला हो जाता है क्योंकि आपको पूरे पते की आवश्यकता नहीं है – आप केवल / सूची घटक तक ही पते का उपयोग करना चाहते हैं। आप इसे URL एड्रेस कंट्रोल से चुनिंदा रूप से कॉपी कर सकते हैं, लेकिन ऐसा करना थोड़ा अजीब है। वैकल्पिक रूप से, आप संपूर्ण URL को एक टेक्स्ट दस्तावेज़ में कॉपी कर सकते हैं और फिर URL के केवल उस भाग की प्रतिलिपि बना सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है।

चित्रा सी एक सूची पता दिखाता है। घटक/सूचियों पर ध्यान दें और इसके बाद की सभी चीज़ें शामिल नहीं हैं। आपको केवल पहले भाग की आवश्यकता है: SharePoint पता।

चित्रा सी

सूची डेटा आयात करें

अब सूची डेटा को मौजूदा Power BI फ़ाइल में आयात करते हैं। सबसे पहले, Power BI Desktop को सामान्य रूप से खोलें और फिर निम्न चरणों का पालन करें:

1. डेटा प्राप्त करें ड्रॉपडाउन से, अधिक चुनें।

2. परिणामी संवाद में बाएँ फलक से, ऑनलाइन सेवाएँ चुनें।

3. दाईं ओर, SharePoint ऑनलाइन सूची चुनें (चित्रा डी).

चित्रा डी

4. कनेक्ट पर क्लिक करें।

5. संकेत दिए जाने पर, अपने SharePoint पते के साथ URL पते को साइट URL सेटिंग में पेस्ट करें।

6. कार्यान्वयन के तहत 2.0 पर क्लिक करें।

7. उन्नत विकल्प अनुभाग का विस्तार करें।

8. दृश्य मोड ड्रॉपडाउन से, डिफ़ॉल्ट विकल्प चुनें (चित्रा ई). यदि आप सभी विकल्प चुनते हैं, तो आप बहुत अधिक मेटाडेटा आयात करेंगे जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है।

चित्रा ई

9. कनेक्ट पर क्लिक करें।

10. परिणामी डायलॉग में, Microsoft सूचियाँ फ़ाइल ढूँढें, और इसे बाईं ओर की सूची में जाँचें (चित्रा एफ).

चित्रा एफ

11. लोड पर क्लिक करें। यदि आवश्यक हो, तो आप अपनी स्वयं की फ़ाइलों के साथ कार्य करते समय रूपांतरण डेटा पर क्लिक कर सकते हैं। ऐसा करने से आप Power BI में लोड करने से पहले डेटा प्रकार सेट कर सकते हैं।

चित्रा जी फ़ील्ड फलक में नई तालिका और एक तालिका दृश्यावलोकन दिखाता है, जो आपको वास्तविक सूची के विरुद्ध डेटा की जाँच करने की अनुमति देता है।

चित्रा जी

Power BI और Microsoft सूचियों का एक साथ उपयोग करने के लिए अंतिम युक्तियाँ और युक्तियाँ

यदि आपको इस प्रक्रिया में किसी भी समय कठिनाई होती है, तो आप जिस Microsoft सूची फ़ाइल को Power BI में खींच रहे हैं, उसके लिए अनुमतियों की समीक्षा करें। यदि यह समस्या नहीं है, तो SharePoint पते की प्रतिलिपि बनाएँ के पाँचवें चरण में आपके द्वारा दर्ज URL पते की जाँच करें।

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याद रखें, आपको केवल अपने SharePoint पते की आवश्यकता है I यदि आप /Lists घटक और/या खुली सूची के नाम की प्रतिलिपि बनाते हैं, तो Power BI एक त्रुटि लौटाएगा। Microsoft Power BI में डेटा प्राप्त करना आसान है क्योंकि बहुत सारे समर्पित कनेक्टर और यहाँ तक कि कस्टम कनेक्टर भी हैं।

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