Microsoft Word will help you fix problems if you lose connectivity

आप कई वर्षों से किसी अन्य व्यक्ति के साथ Microsoft Word दस्तावेज़ में काम करने में सक्षम हैं। Word 2010 के बाद से, यदि फ़ाइल कहीं OneDrive या SharePoint की तरह संग्रहीत है, तो आपने फ़ाइल को उन लोगों के साथ साझा किया है जिनके साथ आप सहयोग करना चाहते हैं, और यह .DOC प्रारूप के बजाय .DOCX में है।

रिबन के शीर्ष दाईं ओर स्थित साझा करें बटन आपको दिखाता है कि अन्य लोग उसी दस्तावेज़ में काम कर रहे हैं जिसमें आप काम कर रहे हैं, और उनके आद्याक्षर के साथ रंगीन झंडे आपको दिखाते हैं कि फ़ाइल में वे कहाँ बदलाव कर रहे हैं, इसलिए हर कोई बनाने की कोशिश नहीं करता है एक ही समय में एक ही परिवर्तन। Microsoft इसे सह-लेखन कहता है।

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करने के लिए कूद:

शब्द संपादन संघर्षों के परिणामस्वरूप भ्रम और खोया हुआ काम हो सकता है

ओवरराइटिंग से बचने के लिए वर्ड के पुराने संस्करण प्रत्येक व्यक्ति के कर्सर को पूरे पैराग्राफ में लॉक कर देते हैं, लेकिन जब आप देख सकते हैं कि कोई और कहां टाइप कर रहा है, तब भी आप कुछ ऐसा बदलने में सक्षम हो सकते हैं जो उनके काम में बाधा डालता है – और यदि आप में से एक ऑफ़लाइन काम कर रहा है, आप दोनों एक ही वाक्य को अलग-अलग तरीकों से बदल सकते हैं।

यदि आप iPad पर Word का उपयोग कर रहे हैं, तो दो लोग एक ही समय में एक ही अनुभाग को संपादित कर सकते हैं, लेकिन दस्तावेज़ तब तक सहेजा नहीं जाएगा जब तक कि आप टकराव वाले किसी भी परिवर्तन के बारे में निर्णय लेने के लिए विरोध टैब पर जाँच नहीं करते।

यदि आप कनेक्ट नहीं होने के दौरान डेस्कटॉप वर्ड में परस्पर विरोधी संपादन करते हैं, तो जब आप ऑनलाइन वापस जाते हैं, तो आपको वनड्राइव से एक सिंक त्रुटि दिखाई देगी, जब आप ऑनलाइन वापस जाते हैं, तो आपको यह बताते हुए कि आपको दस्तावेज़ खोलने और संघर्ष से निपटने की आवश्यकता है ( आपके परिवर्तन दस्तावेज़ की एक स्थानीय प्रतिलिपि में आपके कंप्यूटर के नाम के साथ संलग्न किए जाएंगे)। यदि आपके ऑनलाइन होने के दौरान ऐसा होता है, तो आपको Word के अंदर एक त्रुटि बार दिखाई देगा जो आपको बताएगा कि आपका अपलोड विफल हो गया है और AutoSave काम करना बंद कर देगा – और आप दस्तावेज़ में अन्य लोगों के नए संपादन देखना बंद कर देंगे, इसलिए यदि आप काम करना जारी रखते हैं तुम केवल और पीछे जाओगे।

किसी भी तरह से, समस्या को ठीक करने का अर्थ है अपने स्वयं के परिवर्तनों को छोड़ देना (परिवर्तनों को त्यागें चुनें), दस्तावेज़ की एक स्थानीय प्रति को सहेजना – या सामग्री को एक खाली दस्तावेज़ में अस्थायी रूप से कॉपी करना – और फिर अपने सभी संपादनों को फिर से करना, या तो दस्तावेज़ के माध्यम से स्क्रॉल करके मैन्युअल रूप से या रिबन में समीक्षा टैब पर तुलना टूल का उपयोग करके।

कभी-कभी आपको त्रुटि बार पर एक समाधान बटन दिखाई देगा जो आपको सभी परस्पर विरोधी परिवर्तनों के माध्यम से आगे बढ़ने देता है जैसे कि आप ट्रैक परिवर्तन का उपयोग कर रहे थे और उनमें से प्रत्येक को स्वीकार या अस्वीकार कर रहे थे। आमतौर पर इसका मतलब यह है कि दस्तावेज़ को संपादित करने वाले व्यक्ति के पास पहली बार में AutoSave चालू नहीं था, लेकिन वास्तव में इसे ठीक करना आसान हो सकता है क्योंकि इससे यह स्पष्ट हो जाता है कि समस्याएँ कहाँ हैं।

सहयोग की विफलताओं को ठीक करना

हाल के ऑफिस इनसाइडर रिलीज़ (2208 और बाद में बीटा चैनल का निर्माण) में इस प्रकार के संपादन संघर्षों से उबरने का नया तरीका भी आपको बिना किसी त्रुटि के या आपको कई निर्माण करने के लिए कहे बिना परस्पर विरोधी परिवर्तनों की समीक्षा करने देता है। दस्तावेज़ ताकि आप कॉपी और पेस्ट कर सकें जो आपने पहले ही एक बार टाइप कर लिया था। इसके बजाय, आपके दस्तावेज़ के शीर्ष पर पीली सूचना आपसे परस्पर विरोधी संपादनों की समीक्षा करने के लिए कहती है, और यह उन्हें ट्रैक किए गए परिवर्तनों के रूप में दिखाता है – लेकिन लेखक को आपके किसी सहकर्मी के बजाय Microsoft Word के रूप में दिखाया जाता है।

• समीक्षा परिवर्तन पर क्लिक करें और आप दस्तावेज़ में हाइलाइट किए गए विरोध देखेंगे। हो सकता है कि आपको मार्कअप दिखाएँ चालू करना पड़े या उन्हें दृश्यमान बनाने के लिए टूलबार के समीक्षा टैब पर परिवर्तनों को ट्रैक करें के अंतर्गत सभी मार्कअप का चयन करना पड़े.
• या आप उनके माध्यम से नेविगेट करने और प्रत्येक से निपटने के लिए परिवर्तन ड्रॉपडाउन पर स्वीकार करें और अस्वीकार करें नेविगेशन बटन का उपयोग कर सकते हैं।

लेकिन सुनिश्चित करें कि आप संपादन करते समय दस्तावेज़ की ऑफ़लाइन प्रतिलिपि में काम नहीं कर रहे हैं, इसलिए आपके काम करते समय हर कोई आपके संपादन देख सकता है, और आपको वे संपादन मिलेंगे जो वे दस्तावेज़ में लाइव कर रहे हैं।

कभी-कभी आप देखेंगे कि आपने और किसी अन्य लेखक ने अलग-अलग विकल्प बनाए हैं जैसे कि किसी संख्या के लिए किसी शब्द या अंक का उपयोग करना है या अधिक हाल की जानकारी के साथ किसी संदर्भ को अपडेट करना है। दूसरी बार आप देखेंगे कि आपके द्वारा दस्तावेज़ में जोड़ा गया पाठ हटा दिया गया है – इसलिए नहीं कि किसी और ने इसे उद्देश्य से हटा दिया था, बल्कि इसलिए कि Word इसे अपलोड करने और दस्तावेज़ को सिंक करने में सक्षम नहीं था; उस स्थिति में, परिवर्तन को अस्वीकार करने से आपने जो कुछ भी जोड़ा है उसे कॉपी करने या फिर से टाइप करने के सभी अतिरिक्त काम के बिना वापस कर दिया जाएगा।

आप टूलबार पर एक ताज़ा करें बटन भी देख सकते हैं जो आपको बताता है कि दस्तावेज़ का एक नया संस्करण उपलब्ध है; इसका मतलब है कि आपकी नेटवर्क कनेक्टिविटी में कोई समस्या है, लेकिन आपने कोई विरोधात्मक परिवर्तन नहीं किया है। जबकि Word दस्तावेज़ को अन्य लोगों के परिवर्तनों के साथ स्वचालित रूप से अद्यतन नहीं कर सकता है, आपको अपने स्वयं के किसी भी कार्य को बदलने की आवश्यकता नहीं है।

ऐसे समय हो सकते हैं जब Word अचानक बंद हो जाएगा, फिर से खुल जाएगा और आपको बताएगा कि दस्तावेज़ को अपडेट कर दिया गया है – इसका मतलब है कि आपके पास समान प्रकार की नेटवर्क समस्याएं थीं, लेकिन वे ठीक हो गए हैं, और आपको अपने किसी भी संपादन को बदलने की आवश्यकता नहीं है . इसे ऐसा समझें जैसे वर्ड आपके लिए बिना पूछे रिफ्रेश बटन दबा रहा है – यह कष्टप्रद है, लेकिन यह आपको बाद में परस्पर विरोधी परिवर्तनों के बारे में निर्णय लेने से रोकता है क्योंकि आप दस्तावेज़ के पुराने संस्करण में काम नहीं कर रहे हैं।

Word, SharePoint और OneDrive में सह-लेखन

यदि आप वेब पर Word का उपयोग कर रहे हैं, तो Word का मोबाइल संस्करण या Word 2016 या उसके बाद का डेस्कटॉप संस्करण, परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजे जाते हैं, और आप सभी एक-दूसरे के संपादनों को अधिक या कम वास्तविक समय में देखेंगे – जब तक कि आप सभी के पास माइक्रोसॉफ्ट 365 सदस्यताएँ। कोई व्यक्ति जो Word के पुराने संस्करण में है या जिसके पास Office सदस्यता नहीं है, उसे अपने परिवर्तनों को सिंक करने और अपने परिवर्तनों को देखने के लिए सहेजें पर क्लिक करना होगा।

इसी तरह, कई लोग एक ही समय में एक ही वर्ड फाइल को संपादित कर सकते हैं यदि यह शेयरपॉइंट सर्वर में संग्रहीत है। जब एक व्यक्ति फ़ाइल को सहेजता है, तो उस पर काम कर रहे सभी लोगों को एक सूचना मिलती है कि नए संपादन हैं जिन्हें वे तुरंत देखना या प्रतीक्षा करना और बाद में देखना चुन सकते हैं।

यह वैसा ही अनुभव है जैसा कि जब आप कनेक्ट नहीं होते हैं तो आप OneDrive या व्यवसाय के लिए OneDrive में संग्रहीत दस्तावेज़ पर काम कर रहे होते हैं: आप संपादन जारी रख सकते हैं और जब आप वापस ऑनलाइन जाते हैं, तो दस्तावेज़ में मौजूद अन्य लोगों को आपके परिवर्तनों के बारे में सूचित किया जाएगा , और उनके द्वारा किए गए किसी भी संपादन के लिए आपको एक सूचना दिखाई देगी. जब आप किसी ऐसे दस्तावेज़ को फिर से खोलते हैं जिसे आपके अंतिम बार काम करने के बाद से संपादित किया गया है, तो आपको एक सूचना भी मिलेगी कि किसी ने परिवर्तन किए हैं।

यदि आप वेब पर वर्ड से चिपके रहते हैं, तो आप सहयोगात्मक रूप से दस्तावेज़ों को साझा और संपादित कर सकते हैं जब वे सेवाओं पर संग्रहीत होते हैं जो बॉक्स, ड्रॉपबॉक्स या साइट्रिक्स शेयरफाइल जैसे सह-लेखन को संभाल सकते हैं, और आपकी स्टोरेज सेवा के लिए आपकी सदस्यता के आधार पर, आप कार्यालय सदस्यता की आवश्यकता नहीं हो सकती है। Box और कुछ अन्य सेवाओं के साथ, आप iOS पर भी सह-लेखन कर सकते हैं; ड्रॉपबॉक्स के साथ यह एंड्रॉइड पर भी काम करता है। लेकिन आप वेब या किसी अन्य डिवाइस पर कार्यालय में Google ड्राइव पर संग्रहीत दस्तावेज़ों का सह-लेखन नहीं कर सकते।

यदि आप काम करने के लिए सह-लेखन प्राप्त नहीं कर सकते हैं, तो जाँच करने के लिए कुछ चीज़ें हैं, जो इस बात से शुरू होती हैं कि आप ऑनलाइन हैं या नहीं। बहुत लंबे दस्तावेज़, दस्तावेज़ जो बहुत लंबे समय से खुले छोड़े गए हैं, समूह नीति, दस्तावेज़ अनुमतियाँ, मास्टर दस्तावेज़, दस्तावेज़ में मैक्रोज़, ActiveX नियंत्रण और OLE ऑब्जेक्ट सभी एक साथ संपादन को ब्लॉक कर सकते हैं।

सबसे आम समस्या परस्पर विरोधी परिवर्तन है, जो तब होता है जब दो लेखक एक ही खंड में अलग-अलग संपादन करते हैं। ये वर्ड को-ऑथरिंग अपडेट जो लेखकों को सूचित करते हैं परिवर्तनों को स्वीकृत या अस्वीकार करने का एक अधिक सहज तरीका प्रदान करते हैं और दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से ताज़ा करने से भ्रम कम हो जाता है जब एक से अधिक लोग एक दस्तावेज़ में काम कर रहे होते हैं।

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