What is a Gantt chart and how does it work?

गैंट चार्ट बनाने वाला एक प्रोजेक्ट मैनेजर।
छवि: निकोएल्निनो/एडोब स्टॉक

1900 की शुरुआत में, एक अमेरिकी मैकेनिकल इंजीनियर, हेनरी लॉरेंस गैंट (1861-1919) ने विनिर्माण संयंत्रों में शेड्यूलिंग और उत्पादन पर नज़र रखने के लिए एक उपकरण का आविष्कार किया।

गैंट चार्ट, आविष्कारक के नाम पर, आज आमतौर पर परियोजना प्रबंधन में उपयोग किया जाता है। गैंट चार्ट विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग करके बनाया जा सकता है, जैसे कि परियोजना प्रबंधन उपकरण, या कलम और कागज के साथ हाथ से।

गैंट चार्ट क्या है?

एक गैंट चार्ट एक क्षैतिज बार चार्ट है जो एक प्रोजेक्ट शेड्यूल दिखाता है, व्यक्तिगत कार्यों या गतिविधियों की प्रारंभ और समाप्ति तिथियां और उनकी निर्भरताओं को दिखाता है।

प्रत्येक चार्ट एक कार्य का प्रतिनिधित्व करता है; कार्यों के बीच निर्भरता को बार को जोड़ने वाले तीरों द्वारा दर्शाया जाता है, यह दर्शाता है कि कौन से कार्य दूसरों के शुरू होने से पहले पूरे होने चाहिए। यह परियोजना प्रबंधकों को परियोजना के महत्वपूर्ण पथ की कल्पना करने और निर्धारित करने की अनुमति देता है, जो कि कार्यों का क्रम है जो परियोजना को निर्धारित समय पर सुनिश्चित करने के लिए समय पर पूरा किया जाना चाहिए।

गैंट चार्ट किसके लिए प्रयोग किया जाता है?

परियोजना नियोजन, संसाधन आवंटन, समयरेखा प्रबंधन, प्रगति ट्रैकिंग और संचार के लिए परियोजना प्रबंधन में गैंट चार्ट का उपयोग किया जाता है। परियोजना प्रबंधकों पर परियोजनाओं को समय पर और बजट के भीतर पूरा करने को सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी होती है। गैंट चार्ट की प्रमुख क्षमताओं में से एक प्रोजेक्ट प्लानिंग है।

देखना: स्मार्टशीट में गैंट चार्ट के साथ अपना प्रोजेक्ट प्लान शुरू करें।

परियोजना प्रबंधक इसका उपयोग किसी परियोजना को छोटे कार्यों, गतिविधियों या घटनाओं में विभाजित करने के लिए कर सकते हैं और उन्हें टीम के सदस्यों को विशिष्ट प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के साथ असाइन कर सकते हैं। तब गैंट चार्ट का उपयोग परियोजना के कार्यक्रम और प्रगति को हितधारकों, टीम के सदस्यों और ग्राहकों को संप्रेषित करने के लिए किया जा सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि परियोजना ट्रैक पर रहती है और समय सीमा पूरी हो जाती है।

प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट टाइमलाइन की कल्पना कर सकते हैं, संभावित देरी या बाधाओं की पहचान कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार शेड्यूल समायोजित कर सकते हैं। गैंट चार्ट का उपयोग प्रत्येक कार्य या गतिविधि के पूरा होने को ट्रैक करने के लिए भी किया जा सकता है, जो परियोजना की प्रगति का वास्तविक समय दृश्य प्रदान करता है।

गैंट चार्ट का उपयोग करने के मुख्य लाभ क्या हैं?

गैंट चार्ट के साथ, टीम का प्रत्येक सदस्य जानता है कि किसे क्या करना चाहिए। यह टीम को कुशल रहने में मदद करता है और सहयोग को बढ़ाता है, जो अंततः टीमों को समय पर और बजट के भीतर प्रोजेक्ट पूरा करने में मदद करता है।

लेकिन, गैंट चार्ट के लाभ केवल इन्हीं कारकों तक सीमित नहीं हैं। परियोजना प्रबंधन में गैंट चार्ट के अन्य लाभ यहां दिए गए हैं।

संसाधन योजना और आवंटन

लोगों और प्रक्रियाओं को अधिभारित करने से बचने के लिए, गैंट चार्ट परियोजना की समयसीमा और कार्य निर्भरताओं का एक स्पष्ट दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं, जिससे परियोजना प्रबंधकों के लिए टीम के सदस्यों, सामग्रियों और उपकरणों जैसे संसाधनों को आवंटित करना आसान हो जाता है और यह सुनिश्चित होता है कि वे पूरी परियोजना में कुशलतापूर्वक उपयोग किए जाते हैं।

VISUALIZATION

गैंट चार्ट एक आसानी से समझ में आने वाले डैशबोर्ड में सभी प्रोजेक्ट जानकारी को समेकित करता है। यह टीमों को कार्यों, समनुदेशितियों, देय तिथियों और अन्य महत्वपूर्ण विवरणों सहित एक परियोजना अवलोकन प्रदान करता है।

गैंट चार्ट का दृश्य प्रतिनिधित्व जटिल परियोजनाओं और उनके प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों को सरल बनाता है, जिससे परियोजना प्रबंधकों और टीम के सदस्यों के लिए परियोजना की प्रगति, मील के पत्थर और समय सीमा को देखना आसान हो जाता है।

प्रगति ट्रैकिंग

परियोजना प्रबंधक अनुसूचित कार्यों की प्रगति की निगरानी कर सकते हैं क्योंकि टीम के सदस्य अपने कार्यों को पूरा करते हैं और समग्र परियोजना प्रतिशत बढ़ता है। यह बार और मील के पत्थर जैसे दृश्य संकेतकों के माध्यम से प्राप्त किया जाता है जो प्रत्येक कार्य की अवधि और पूर्णता की स्थिति का प्रतिनिधित्व करते हैं।

देखना: अपने प्रोजेक्ट की प्रगति की कल्पना करने में सहायता के लिए सोमवार के कार्य प्रबंधन में गैंट चार्ट का उपयोग करें।

निर्भरता ट्रैकिंग

कार्य निर्भरता व्यक्तिगत कार्यों के बीच के संबंध हैं जो उस क्रम को निर्धारित करते हैं जिसमें उन्हें पूरा किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कुछ कार्य एक बार पूरा हो जाने के बाद शुरू हो सकते हैं, जबकि अन्य को समवर्ती रूप से पूरा किया जाना चाहिए।

गैंट चार्ट में कार्य निर्भरता की कल्पना करके, परियोजना प्रबंधक महत्वपूर्ण पथ को समझ सकते हैं, देरी से बच सकते हैं और संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित कर सकते हैं।

संचार और सहयोग

गैंट चार्ट परियोजना संचार और सहयोग के लिए मूल्यवान उपकरण हैं। वे परियोजना प्रबंधकों, टीम के सदस्यों और हितधारकों को संवाद करने और अधिक प्रभावी ढंग से सहयोग करने की अनुमति देते हुए परियोजना की प्रगति का एक साझा दृश्य प्रदान करते हैं।

गैंट चार्ट कैसे काम करता है?

गैंट चार्ट प्रत्येक कार्य की अवधि और प्रारंभ और समाप्ति तिथियों का प्रतिनिधित्व करने के लिए क्षैतिज पट्टियों का उपयोग करते हैं। गैंट चार्ट के कुछ प्रमुख कार्यों में शामिल हैं:

  1. कार्यों की पहचान करें: परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी कार्यों की पहचान करें, और प्रत्येक कार्य को एक विशिष्ट समय सीमा के रूप में परिभाषित करें।
  2. कार्य निर्भरता निर्धारित करें: एक बार कार्यों की पहचान हो जाने के बाद, उस क्रम को व्यवस्थित करने के लिए उनके बीच निर्भरता निर्धारित करें जिसमें कार्य पूरा होना चाहिए और उन्हें कितना समय लगेगा।
  3. संसाधन असाइन करें: कर्मियों, उपकरणों और आवश्यक सामग्रियों सहित प्रत्येक कार्य के लिए संसाधन निर्दिष्ट करें।
  4. चार्ट बनाएं: गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर या टूल का उपयोग करके, क्षैतिज अक्ष पर समयरेखा और ऊर्ध्वाधर अक्ष पर कार्यों के साथ एक क्षैतिज बार चार्ट बनाएं।
  5. कार्य जानकारी जोड़ें: प्रत्येक कार्य के लिए, प्रासंगिक जानकारी जैसे कार्य का नाम, प्रारंभ और समाप्ति तिथि, अवधि, असाइन किए गए संसाधन और अन्य प्रासंगिक विवरण जोड़ें।
  6. अपडेट करें और प्रगति ट्रैक करें: जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, वास्तविक प्रगति को दर्शाने के लिए गैंट चार्ट को अपडेट करें। यह पूरे किए गए कार्यों को छायांकित या रंग कर, नोट्स जोड़कर और समयसीमा को समायोजित करके किया जा सकता है।

गैंट चार्ट के प्रमुख घटक

गैंट चार्ट में कई तत्व होते हैं जो परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने के लिए एक साथ काम करते हैं।

कार्य सूची

एक कार्य सूची।
छवि: स्लाइड टीम

कार्य सूची परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी कार्यों की लंबवत सूची है। प्रत्येक कार्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए और एक विशिष्ट समय सीमा होनी चाहिए।

समय

कार्यालय समयरेखा में एक समयरेखा।
छवि: कार्यालय समयरेखा

समयरेखा एक क्षैतिज अक्ष है जो परियोजना की अवधि का प्रतिनिधित्व करती है। परियोजना की अवधि के आधार पर, इसे आम तौर पर दिनों, सप्ताहों या महीनों में विभाजित किया जाता है।

सलाखों

स्मार्टशीट में बार्स।
छवि: स्मार्टशीट

बार्स क्षैतिज रेखाएँ हैं जो प्रत्येक कार्य की अवधि का प्रतिनिधित्व करती हैं। कार्य की प्रारंभ तिथि बार के बाएं छोर से इंगित की जाती है, जबकि समाप्ति तिथि बार के दाएं छोर से इंगित की जाती है। बार की लंबाई कार्य की अवधि का प्रतिनिधित्व करती है।

निर्भरता

स्मार्टशीट में निर्भरता।
छवि: स्मार्टशीट

निर्भरताएँ उन तीरों का उपयोग करके दिखाई जाती हैं जो आश्रित कार्यों का प्रतिनिधित्व करने वाली पट्टियों को जोड़ते हैं। तीर कार्यों के बीच संबंध को दर्शाता है, जैसे:

  • प्रारंभ से अंत तक (FS): उत्तराधिकारी शुरू करने से पहले पूर्ववर्ती को समाप्त करना होगा।
  • स्टार्ट टू स्टार्ट (एसएस): उत्तराधिकारी शुरू करने से पहले पूर्ववर्ती को शुरू करना चाहिए।
  • फ़िनिश टू फ़िनिश (FF): उत्तराधिकारी को समाप्त करने से पहले पूर्ववर्ती को समाप्त करना होगा।
  • प्रारंभ से अंत तक (एसएफ): उत्तराधिकारी समाप्त करने से पहले पूर्ववर्ती को प्रारंभ करना चाहिए।

मील के पत्थर

क्लिकअप में मील के पत्थर।
छवि: क्लिकअप

मील के पत्थर परियोजना में महत्वपूर्ण घटनाएँ हैं, जैसे कि एक प्रमुख कार्य को पूरा करना या एक महत्वपूर्ण घटक को वितरित करना। हीरे गैंट चार्ट में उनका प्रतिनिधित्व करते हैं और आमतौर पर एक विशिष्ट तिथि के साथ लेबल किए जाते हैं।

देखना: माइलस्टोन ट्रैकिंग के लिए देखें कि आप क्लिकअप में गैंट चार्ट कैसे लागू कर सकते हैं।

प्रगति पट्टी

स्लाइड टीम में प्रगति बार।
छवि: स्लाइड टीम

प्रगति पट्टियों का उपयोग प्रत्येक कार्य पर की गई वास्तविक प्रगति को दर्शाने के लिए किया जाता है। वे आमतौर पर कार्यों का प्रतिनिधित्व करने वाली सलाखों के भीतर छायांकित क्षेत्रों के रूप में दिखाए जाते हैं।

चाबी छीनना

  • गैंट चार्ट एक परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो अलग-अलग कार्यों की आरंभ और समाप्ति तिथि, उनकी निर्भरता और परियोजना की समग्र समयरेखा प्रदर्शित करता है।
  • यह परियोजना प्रबंधकों को प्रगति को नेत्रहीन रूप से ट्रैक करने, संभावित देरी की पहचान करने और तदनुसार समयसीमा समायोजित करने की अनुमति देता है।
  • गैंट चार्ट को विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग करके या पेन और पेपर के साथ मैन्युअल रूप से डिजिटल रूप से बनाया जा सकता है।
  • गैंट चार्ट किसी विशेष उद्योग तक सीमित नहीं हैं। परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं को कारगर बनाने के इच्छुक संगठनों को उपकरण लाभकारी लगेगा। निर्माण से लेकर निर्माण तक सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट से लेकर इवेंट प्लानिंग तक, गैंट चार्ट को विभिन्न उद्योगों और कंपनियों के उपयोग के मामलों के अनुरूप बनाया जा सकता है।

गैंट चार्ट के साथ, टीमें प्रभावी ढंग से अपनी परियोजनाओं की योजना, ट्रैक और प्रबंधन कर सकती हैं। व्यक्तिगत कार्यों और उनकी निर्भरताओं की समयरेखा को देखकर, परियोजना प्रबंधक संभावित मुद्दों की पहचान कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार समय-सीमा को समायोजित कर सकते हैं, जो परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है।

अगर आपको लगता है कि आप अपने प्रोजेक्ट प्लानिंग में गैंट चार्ट को शामिल करना शुरू करना चाहते हैं, तो शीर्ष गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर की हमारी सूची देखें।

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