How to synchronize two Microsoft SharePoint lists using one Microsoft Power Automate flow

SharePoint सूचियाँ हमेशा किसी निकाय के बारे में सभी जानकारी संग्रहीत नहीं करती हैं। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप बिक्री और कमीशन पर नज़र रख रहे हों, लेकिन कमीशन दरों को कड़ी सुरक्षा वाली दूसरी सूची में रखें। समय के साथ डेटा परिवर्तन के रूप में दोनों सूचियों को अद्यतन करना याद रखना एक बोझिल कार्य हो सकता है।

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इस प्रक्रिया को सरल बनाने और डेटा की गुणवत्ता और अखंडता को बढ़ाने के लिए, यह ट्यूटोरियल आपको दिखाता है कि Microsoft Power Automate प्रवाह का उपयोग करके दो Microsoft SharePoint सूचियों को कैसे सिंक्रनाइज़ किया जाए। हम दो सरल सूचियों के साथ काम करेंगे: एक व्यक्तिगत बिक्री राशि को संग्रहित करती है और दूसरी प्रत्येक कर्मचारी की कमीशन दर को संग्रहीत करती है। इस तरह, बहुत से लोग बिक्री सूची को अपडेट कर सकते हैं लेकिन कमीशन सूची को अपडेट करने के लिए केवल कुछ प्रमुख लोगों के पास ही पहुंच होगी।

इस ट्यूटोरियल के लिए, मैं Microsoft SharePoint सूचियों और Microsoft Power Automate का उपयोग कर रहा हूँ, जो कि Windows 10 64-बिट सिस्टम पर अधिकांश Microsoft 365 लाइसेंस के साथ मुफ़्त है।

करने के लिए कूद:

दो SharePoint सूचियाँ एक साथ कैसे काम करती हैं

आप SharePoint सूचियों या Microsoft सूचियों के साथ काम कर सकते हैं, लेकिन इस ट्यूटोरियल के लिए, हम SharePoint सूचियों का उपयोग कर रहे हैं। चित्रा ए दो SharePoint सूचियाँ दिखाता है। बिक्री में प्रत्येक कर्मचारी आईडी मान के लिए कई रिकॉर्ड हो सकते हैं। दूसरी सूची, कमीशन, कर्मचारियों और उनकी दरों को सूचीबद्ध करती है। प्रत्येक कर्मचारी का आयोगों में केवल एक रिकॉर्ड होगा।

चित्रा ए

अब यहां वह स्थिति है जिसका हम समाधान कर रहे हैं: बिक्री सूची नियमित रूप से अपडेट की जाती है। जैसे ही सूची अपडेट की जाती है, Power Automate एक मिलती-जुलती कर्मचारी ID के लिए आयोगों की सूची की जाँच करेगा। यदि कोई मौजूद नहीं है, तो Power Automate एक नया रिकॉर्ड बनाता है, कर्मचारी ID मान की प्रतिलिपि बनाता है और .345 के डिफ़ॉल्ट कमीशन प्रतिशत का उपयोग करता है।

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यह हमारा सरल परिदृश्य है। प्रवाह किसी भी बिंदु पर कमीशन की गणना नहीं करेगा या किसी भी सूची में किसी रिकॉर्ड को नहीं हटाएगा, लेकिन वे दोनों कार्य इस स्थिति के विस्तार हैं। अभी, आयोगों की सूची में पाँच रिकॉर्ड हैं। ध्यान दें कि आपके अंतिम नाम जोन्स के साथ दो कर्मचारी हैं: जोन्स001 और जोन्स002। वर्तमान में, प्रत्येक कर्मचारी आईडी मान दोनों सूचियों में है।

Power Automate का उपयोग करके रिकॉर्ड कैसे अपडेट करें

बिक्री सूची में एक नया कर्मचारी आईडी मान दिखाई देने पर हम कमीशन सूची को अपडेट करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, हम Power Automate का उपयोग कर सकते हैं और नए कर्मचारी के लिए नया कमीशन रिकॉर्ड जोड़ने के मैन्युअल कार्य को बचा सकते हैं।

इस बिंदु पर, हमें “नया” शब्द को परिभाषित करना चाहिए। हम जो कर रहे हैं उसके संदर्भ में नए का मतलब यह नहीं है कि कर्मचारी कंपनी के लिए नया है। बल्कि, नए का अर्थ है कि कर्मचारी आईडी मान कमीशन में नहीं है।

आरंभ करने के लिए, हम एक Power Automate प्रवाह बनाएंगे जो विक्रय सूची में एक नया कर्मचारी ID मान जोड़े जाने पर कमीशन में एक नया रिकॉर्ड बनाता है। हमारे कार्य के लिए एकमात्र शर्त यह है कि दोनों सूचियाँ कर्मचारी आईडी कॉलम साझा करें। आप SharePoint साइट और सूची के नाम जानना चाहेंगे।

हम केवल एक प्रवाह का उपयोग करेंगे, जो तब ट्रिगर होता है जब आप बिक्री सूची में एक नया रिकॉर्ड जोड़ते हैं। अब, इस प्रवाह को निम्न चरणों के साथ जोड़ते हैं:

1. अपने Microsoft खाते में साइन इन करें और ऐप्स लॉन्चर से Power Automate चुनें।
2. बाएँ फलक में बनाएँ पर क्लिक करें।
3. नीचे ब्राउज़ करें और SharePoint कनेक्टर पर क्लिक करें।
4. परिणामी सूची में, जब कोई आइटम बनाया जाता है विकल्प पर क्लिक करें (चित्रा बी).

चित्रा बी

1. प्रथम प्रवाह कार्ड में ड्रॉपडाउन से, SharePoint साइट और बिक्री सूची चुनें (चित्रा सी).

चित्रा सी

1. अगला कार्ड प्रदर्शित करने के लिए न्यू स्टेप पर क्लिक करें।
2. यदि SharePoint शीर्ष सूची में नहीं है, तो पतली धूसर रेखा में कनेक्टर्स की विस्तृत सूची नीचे तीर पर क्लिक करें।
3. परिणामी सूची में, उपलब्ध ट्रिगर्स और क्रियाओं की निचली सूची को अपडेट करने के लिए SharePoint पर क्लिक करें।
4. निचले फलक में, क्रियाएँ क्लिक करें।
5. SharePoint साइट और दूसरी सूची का नाम, कमीशन निर्दिष्ट करें।
6. उन्नत विकल्प दिखाएँ लिंक पर क्लिक करें।
7. शीर्षक नियंत्रण के अंदर क्लिक करें और कर्मचारी आईडी ने दर्ज करें, जहां ने “बराबर नहीं” के लिए छोटा है।
8. यदि आवश्यक हो तो गतिशील सामग्री जोड़ें लिंक पर क्लिक करें।
9. गतिशील सामग्री सूची से, शीर्षक नियंत्रण में जोड़ने के लिए कर्मचारी आईडी चुनें (चित्रा डी).

चित्रा डी

संक्षेप में, पहला कार्ड उस क्रिया की पहचान करता है जो दूसरे कार्ड में क्रिया को ट्रिगर करती है। वह ट्रिगर बिक्री सूची में एक नया आइटम जोड़ रहा है। यदि आप किसी मौजूदा रिकॉर्ड को बदलते हैं, तो आप इस प्रवाह को ट्रिगर नहीं करेंगे। आप इसे तभी ट्रिगर करते हैं जब आप एक नया रिकॉर्ड जोड़ते हैं।

दूसरा कार्ड उस सूची को निर्दिष्ट करता है जिसे प्रवाह अपडेट करता है, कर्मचारी आईडी मान पास करता है। यदि कर्मचारी आईडी मान कमीशन सूची में नहीं है, तो Power Automate रिकॉर्ड जोड़ता है।

अब, यह देखने के लिए कि प्रवाह कैसे प्रतिक्रिया करता है, बिक्री सूची में कुछ रिकॉर्ड जोड़ते हैं।

Power Automate प्रवाह का उपयोग कैसे करें

बिक्री सूची को अपडेट करने के अलावा आपको Power Automate प्रवाह को ट्रिगर करने के लिए कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। बस अपने SharePoint इंटरफ़ेस पर जाएँ और बिक्री खोलें। अब, निम्न रिकॉर्ड दर्ज करें: एडिंग्टन, एडिंग्टन001 और 14000, जैसा कि में दिखाया गया है चित्रा ई.

चित्रा ई

कर्मचारी आईडी मान अभी तक आयोगों की सूची में नहीं है, इसलिए अभिव्यक्ति

कर्मचारी आईडी या कर्मचारी आईडी

आपने चरण 11 और 12 में जो दर्ज किया है वह सत्य है। नया कर्मचारी आईडी मान, Edington001, कमीशन के किसी मूल्य के बराबर नहीं है। नतीजतन, प्रवाह नई कर्मचारी आईडी को आयोगों की सूची में कॉपी करता है।

जैसा कि आप में देख सकते हैं चित्रा एफप्रवाह ने नई कर्मचारी आईडी, एडिंगटन001 के लिए एक रिकॉर्ड जोड़ा। दर एक डिफ़ॉल्ट मान है, जिसका उपयोग सूची सभी नए रिकॉर्ड के लिए करती है। प्रमुख कर्मी उस दर को बदल सकते हैं, लेकिन डिफ़ॉल्ट गारंटी देता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक दर मौजूद है।

चित्रा एफ

आपके परिवेश के आधार पर, कमीशन सूची को अपडेट करने में SharePoint को कुछ सेकंड लग सकते हैं। यदि आप उस सूची की जांच करते हैं और आपको नया रिकॉर्ड दिखाई नहीं देता है, तो SharePoint के पकड़ने के लिए कुछ सेकंड प्रतीक्षा करें।

अब, एडिंगटन001 के लिए एक और रिकॉर्ड जोड़ें, जैसा कि दिखाया गया है चित्रा जी. फिर, आयोगों की सूची देखें।

चित्रा जी

यह रिकॉर्ड प्रवाह को ट्रिगर करता है क्योंकि यह एक नया रिकॉर्ड है, लेकिन यह कमीशन में कोई रिकॉर्ड नहीं जोड़ता है क्योंकि सूची में पहले से ही Edington001 के लिए एक रिकॉर्ड है; इस प्रकार, कर्मचारी आईडी अभिव्यक्ति गलत है।

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आप इस प्रकार के Power Automate प्रवाह के साथ और भी बहुत कुछ करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप मौजूदा रिकॉर्ड के लिए कर्मचारी आईडी बदलते हैं, तो कुछ नहीं होता है। आप अधिक शर्तें और क्रियाएं जोड़ सकते हैं, या आप उस चेक को जोड़ने के लिए एक नया प्रवाह बना सकते हैं।

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