Different Methods To Secure Your Microsoft Word Documents

आप संवेदनशील या महत्वपूर्ण जानकारी के साथ Microsoft Word में एक दस्तावेज़ बना रहे हैं, और आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह गलत हाथों में न पड़े या अवांछित परिवर्तनों के साथ संशोधित न किया जा सके। Microsoft Word किसी दस्तावेज़ को सुरक्षित करने के कई तरीके प्रदान करता है ताकि अन्य लोग उसे देख या संपादित न कर सकें।

आप अपने वर्ड दस्तावेज़ को केवल पढ़ने के लिए बनाकर, पासवर्ड लगाकर, संपादन को प्रतिबंधित करके, डिजिटल हस्ताक्षर जोड़कर या इसे अंतिम के रूप में चिह्नित करके सुरक्षित कर सकते हैं। आइए इन Microsoft Word सुरक्षा विकल्पों की जाँच करें।

टिप्पणी: जिन विकल्पों को मैं यहां शामिल कर रहा हूं वे पिछले कई वर्षों से वर्ड के किसी भी संस्करण पर लागू होते हैं, इसलिए आपको सॉफ़्टवेयर के किसी भी हालिया संस्करण के साथ इन चरणों का पालन करने में सक्षम होना चाहिए।

करने के लिए कूद:

Microsoft Word दस्तावेज़ को केवल पढ़ने योग्य कैसे बनाएं

अपने Word दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने का एक आसान तरीका यह है कि इसे केवल पढ़ने के लिए बनाया जाए। इस परिदृश्य में, जो कोई भी आपका वर्ड दस्तावेज़ खोलेगा उसे डिफ़ॉल्ट रूप से इसे केवल-पढ़ने के लिए मोड में देखने के लिए प्रेरित किया जाएगा। नकारात्मक पक्ष यह है कि कोई भी दस्तावेज़ को संशोधित करने और पुनः सहेजने के लिए केवल-पढ़ने के विकल्प को आसानी से बायपास कर सकता है। तो, यह आपके वर्ड दस्तावेज़ को पढ़ने वाले लोगों को उसमें आकस्मिक परिवर्तन करने से रोकने का एक तरीका है।

अपने Word दस्तावेज़ को केवल पढ़ने के लिए सेट करने के लिए, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और जानकारी चुनें। जानकारी स्क्रीन पर, सुरक्षित दस्तावेज़ के लिए बटन पर क्लिक करें और ऑलवेज ओपन रीड-ओनली चुनें (चित्र ए). दस्तावेज़ सहेजें और बंद करें.

चित्र ए

जब कोई वर्ड दस्तावेज़ खोलने का प्रयास करता है, तो एक संदेश प्रकट होता है जिसमें कहा गया है कि लेखक चाहता है कि आप इसे केवल पढ़ने के लिए खोलें (चित्र बी). इसे केवल पढ़ने के लिए खोलने के लिए डिफ़ॉल्ट विकल्प हाँ पर क्लिक करना है।

चित्र बी

यह विकल्प टॉगल की तरह काम करता है. रीड-ओनली विकल्प को हटाने के लिए, इन्फो स्क्रीन पर लौटें, प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट के लिए बटन पर क्लिक करें और फिर ऑलवेज ओपन रीड-ओनली के विकल्प पर क्लिक करें।चित्र सी).

चित्र सी

अपने Microsoft Word दस्तावेज़ में पासवर्ड कैसे लगाएं

अपने Word दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने का एक अधिक सुरक्षित तरीका उस पर पासवर्ड लगाना है। इस मामले में, जो कोई भी दस्तावेज़ खोलने का प्रयास करेगा उसे पासवर्ड जानना और दर्ज करना होगा।

इसे सेट करने के लिए, फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और जानकारी चुनें। जानकारी स्क्रीन पर, सुरक्षित दस्तावेज़ के लिए बटन पर क्लिक करें, और फिर पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें के विकल्प पर क्लिक करें (चित्र डी).

चित्र डी

टाइप करें और फिर वह पासवर्ड दोबारा टाइप करें जिसे आप लागू करना चाहते हैं। दस्तावेज़ सहेजें और बंद करें. अब आपको इच्छित प्राप्तकर्ताओं के साथ पासवर्ड साझा करने का एक सुरक्षित तरीका ढूंढना होगा। अगली बार जब कोई फ़ाइल खोलने का प्रयास करेगा, तो Word उन्हें पासवर्ड प्रदान करने के लिए संकेत देगा।

पासवर्ड हटाने के लिए वर्ड डॉक्यूमेंट खोलें और पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें के विकल्प पर वापस लौटें। पासवर्ड फ़ील्ड से तारांकन हटा दें ताकि फ़ील्ड खाली रहे और फिर दस्तावेज़ को सहेजें (चित्र ई).

चित्र ई

Microsoft Word दस्तावेज़ के संपादन को कैसे प्रतिबंधित करें

आप अन्य लोगों को किसी Word दस्तावेज़ को देखने और पढ़ने की अनुमति दे सकते हैं, लेकिन वे इसमें किस प्रकार के संपादन कर सकते हैं, इसे सीमित कर सकते हैं। इस विधि के लिए, जानकारी स्क्रीन पर वापस लौटें, दस्तावेज़ सुरक्षित करें बटन पर क्लिक करें और संपादन प्रतिबंधित करें का चयन करें (चित्र एफ).

चित्र एफ

वर्ड आपको आपके दस्तावेज़ पर लौटाता है जहां यह दाईं ओर एक प्रतिबंधित संपादन साइडबार प्रदर्शित करता है। यह विकल्प दो प्रकार के प्रतिबंध प्रदान करता है: एक टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग के लिए और एक टेक्स्ट संपादन के लिए। फ़ॉर्मेटिंग को सीमित करने के लिए, फ़ॉर्मेटिंग प्रतिबंध के अंतर्गत बॉक्स को चेक करें और फिर सेटिंग्स लिंक पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी शैलियाँ चयनित होती हैं इसलिए संबंधित स्वरूपण को बदला नहीं जा सकता। आप किसी एक बटन पर क्लिक करके अलग-अलग शैलियों का चयन रद्द कर सकते हैं या अधिक व्यापक बदलाव कर सकते हैं: सभी, अनुशंसित न्यूनतम या कोई नहीं। आप फ़ॉर्मेटिंग के अंतर्गत किसी भी सेटिंग की जांच कर सकते हैं (चित्रा जी).

चित्रा जी

संपादन को प्रतिबंधित करने के लिए, संपादन प्रतिबंधों के अंतर्गत बॉक्स को चेक करें। नीचे ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें और अनुमत संपादन का प्रकार चुनें: ट्रैक परिवर्तन, टिप्पणियाँ, फॉर्म भरना या कोई परिवर्तन नहीं (केवल पढ़ने के लिए)। लोगों को दस्तावेज़ के विशिष्ट क्षेत्रों को संपादित करने की अनुमति देने के लिए, सभी के लिए बॉक्स को चेक करें। प्रत्येक के बगल में नीचे तीर पर क्लिक करें, और फिर आप दस्तावेज़ में प्रत्येक अनुभाग पर जाकर यह निर्धारित कर सकते हैं कि इसे संपादित किया जा सकता है या नहीं। जब आपका काम पूरा हो जाए, तो हाँ, सुरक्षा लागू करना शुरू करें के लिए बटन पर क्लिक करें। प्रतिबंधों को हटाने की अनुमति देने के लिए पासवर्ड टाइप करें और फिर दोबारा टाइप करें। जब आपका काम पूरा हो जाए, तो फ़ाइल को सहेजें और बंद करें (चित्र एच).

चित्र एच

सुरक्षा को अक्षम करने के लिए, दस्तावेज़ खोलें. समीक्षा टैब पर क्लिक करें और संपादन प्रतिबंधित करें आइकन पर क्लिक करें। संपादन प्रतिबंधित करें फलक के नीचे स्टॉप प्रोटेक्शन बटन पर क्लिक करें। पासवर्ड टाइप करें और ओके पर क्लिक करें। फिर, फलक पर संपादन प्रतिबंधों के विकल्पों को अनचेक करें (चित्र I).

चित्र I

Microsoft Word दस्तावेज़ में डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें

एक डिजिटल हस्ताक्षर आपके वर्ड दस्तावेज़ को देखने वाले लोगों को सूचित करता है कि आपने और किसी और ने उस पर हस्ताक्षर नहीं किए हैं। इससे यह भी पता चलता है कि आप इसे संशोधित करने वाले अंतिम व्यक्ति थे। इसे सेट करने के लिए, जानकारी स्क्रीन पर वापस लौटें, दस्तावेज़ सुरक्षित करें बटन पर क्लिक करें और एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें चुनें (चित्र जे).

चित्र जे

पहली बार जब आप ऐसा करते हैं, तो Word एक संदेश प्रदर्शित करता है जिसमें पूछा जाता है कि क्या आप डिजिटल हस्ताक्षर सेट करना चाहते हैं। उत्तर हाँ, और एक Microsoft समर्थन पृष्ठ आपको एक डिजिटल आईडी ढूंढने में मदद करता है। डिजिटल आईडी प्राप्त करने के लिए विभिन्न प्रदाताओं के लिंक का अनुसरण करें। Office फ़ाइलों में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने या हटाने के लिए लिंक पर क्लिक करें। डिजिटल आईडी प्राप्त करने के बाद, प्रोटेक्ट डॉक्यूमेंट बटन पर वापस लौटें और फिर से डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें पर क्लिक करें। आवश्यक फ़ील्ड भरें, साइन बटन पर क्लिक करें और फिर ओके पर क्लिक करें।

आपका Word दस्तावेज़ अब डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित और केवल पढ़ने योग्य है (चित्र K). दस्तावेज़ खोलने वाला कोई भी व्यक्ति आपके डिजिटल हस्ताक्षर की सूचना पढ़ेगा। अगर कोई इससे छेड़छाड़ करता है तो हस्ताक्षर अमान्य हो जाता है.

चित्र K

Microsoft Word दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में कैसे चिह्नित करें

अपने Word दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने का एक और तरीका इसे अंतिम रूप में चिह्नित करना है – इससे किसी भी प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा कि दस्तावेज़ अंतिम रूप से तैयार हो गया है। कोई अभी भी दस्तावेज़ को संशोधित या संपादित कर सकता है, लेकिन यदि वे ऐसा करते हैं, तो दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित नहीं किया जाएगा।

इसे सेट करने के लिए, जानकारी स्क्रीन पर वापस लौटें, दस्तावेज़ सुरक्षित करें बटन पर क्लिक करें और अंतिम रूप में चिह्नित करें का चयन करें (चित्र एल).

चित्र एल

जो कोई भी Word दस्तावेज़ खोलेगा उसे एक अधिसूचना दिखाई देगी कि लेखक ने दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित किया है (चित्र एम). इन्फो स्क्रीन पर जाने से यह भी पता चलता है कि दस्तावेज़ अंतिम है। यदि कोई दस्तावेज़ बदलता है, तो अधिसूचना दिखाई नहीं देगी।

चित्र एम